presentasiKomunikasi efektif antara trainer dengan trainee ditentukan oleh faktor-faktor personal dan faktor-faktor non personal.  Beberapa komponen faktor personal adalah : empati (empathy), penerimaan (acceptance), kongruensi (congruence) dan fleksibilitas (flexibility).

Kemampuan untuk berempati merupakan faktor personal yang paling signifikan dalam membangun komunikasi efektif.  Meskipun tidak pernah secara utuh mengalami situasi orang lain, sangat penting bagi fasilitator untuk mencoba melihat berbagai hal dengan menggunakan perspektif orang lain.

Faktor personal selanjutnya adalah penerimaan, membiarkan orang lain untuk berbeda, untuk mempunyai sekumpulan nilai-nilai dan tujuan yang berbeda, dan untuk berperilaku secara berbeda.

Selanjutnya, orang yang kongruen adalah orang yang sadar atas tindakan dan perasaannya sendiri, dan mampu mengkomunikasikan tindakan dan perasaannya tersebut secara tepat.

Orang yang matang dan sehat secara psikologis adalah orang yang fleksibel, tidak dogmatik, kaku, atau otoritarian.  Fasilitator yang sehat harus mampu berhubungan dengan orang lain sesuai denga situasi dan kondisi orang tersebut.

Orang yang mempunyai atribut-atribut personal tersebut mempunyai suatu kemampuan tetapeutik.  Berada di sekitar orang-orang tersebut saja sudah membuat orang lain merasa nyaman; mereka membantu orang lain dengan menjadi diri mereka sendiri.  Untuk memperbaiki perkembangan personal, akan sangat membantu bagi fasilitator untuk semakin memahami nilai-nilai, sikap, impuls-impuls dan keinginan-keinginan mereka sendiri.

Selain faktor-faktor personal tersebut, ada beberapa komponen non-personal yang menentukan sukses dalam membangun komunikasi yang efektif.  Beberapa faktor tersebut adalah :

Keterampilan.  Beberapa keterampilan yang sangat dibutuhkan terutama keterampilan berkomunikasi untuk meningkatkan perkembangan individual, kelompok dan organisasi.  Fasilitator perlu utnuk mengembangkan kemampuan mendengar, berekspresi (baik verbal maupun non-verbal), mengobservasi, merespon terhadap orang lain, mengintervensi proses kelompok secara baik, dan mendesain lingkungan belajar secara efektif yang menghasilkan penggunaan sumber-sumber secara efisien.

Teknik-teknik.  Fasilitator juga dapat meningkatkan efek training dengan mengembangkan teknik-teknik dan mendesain komponen-komponen seperti pengalaman berstruktur (structured experiences), instrumen-instrumen, lecturettes, konfrontasi dan intervensi-intervensi baik verbal maupun non-verbal.

Teori-teori.  Teori adalah sumber.  Teori adalah salah satu komponen yang dapat digunakan fasilitator untuk mengembangkan dan memperbaiki diri sebagai praktisi.

Praktek.  Praktek adalah hal yang mutlak untuk mengembangkan diri menjadi trainer-konsultan yang efektif dengan personal-self yang terintegrasi secara baik.  Tendensi bagi praktisi HRD adalah pertama kali mencoba ide dan mencermati apakah ide tersebut berhasil, dan kemudian baru mencari penelitian-penelitian yang ada untuk menjustifikasi idenya tersebut.

Salah satu isu yang paling penting dalam melakukan komunikasi dengan trainee adalah bagaimana fasilitator mampu menyuguhkan sebuah presentasi yang bertenaga, menarik dan efektif.  Tetap menjadi perhatian bahwa presentasi tersebut harus berada dalam kerangka experiental learning dan adult learning.  Presentasi yang semata-mata satu arah dan dalam jangka waktu yang terlalu lama cenderung akan membuat peserta menjadi bosan dan mengabaikan materi yang disampaikan, apalagi tanpa didukung dengan kemampuan komunikasi yang memadai.

Menjadi perhatian yang cukup luas bagi para presenter dan pembicara bahwa tugas mereka tidak semata-mata untuk menyampaikan materi semata, namun juga untuk menjadi entertainer bagi pendengarnya.  Tentu saja ini bukan suatu hal yang pokok, karena bagaimanapun tugas pokok presenter adalah mengusahakan tranfer informasi semaksimal mungkin dari presenter kepada pendengarnya.  Akan tetapi suasana yang segar dan menarik di dalam presentasi akan sangat membantu audiens mempertahankan fokusnya pada pembicaraan dan membantu peserta untuk menyerap lebih banyak lagi informasi.

Efektifitas presentasi ditentukan oleh kondisi audiens-nya dan kemampuan serta karakteristik personal presenter.  Audiens yang sudah termotivasi sebelumnya, misalnya, tentu berbeda dengan audiens yang belum termotivasi, misalnya terpaksa mengikuti pembicaraan tersebut karena mendapatkan tugas dari instansi (meski demikian tidak bisa dikatakan bahwa setiap utusan dari instansi kurang memiliki motivasi).  Dalam kondisi demikian malah menjadi tantangan bagi presenter untuk memotivasi pendengar agar tetap fokus pada pembicaraan.  Meskipun tidak ada panduan yang pasti bagi presenter untuk melaksanakan presentasi, namu ada berbagai hal yang tetap harus diperhatikan oleh presenter untuk mendapatkan hasil maksimal dalam sebuah presentasi.

Beberapa langkah tersebut adalah :

A.    Langkah Persiapan

1. Mengenali audiens

Langkap penting awal adalah pengenalan terhadap audiens.  Beberapa pertanyaan yang bisa diajukan adalah berapa usia mereka, bagaimana tingkat pendidikan mereka, bagaimana (kira-kira) kemampuan mereka terhadap isi materi yang akan kita sampaikan nanti, bagaimana karakteristik personal dan kulturasi audiens, dalam konteks materi tersebut apa yang mereka harap mereka dapatkan, dan apa kebutuhan mereka sebenarnya.

Beberapa catatan yang bisa ditambahkan, audiens yang heterogen cenderung lebih sulit untuk kita kelola dari pada audiens yang homogen.  Pengenalan terhadap audiens ini akan menentukan bahasa dan materi yang memungkin untuk kita sampaikan.

2. Menentukan topik yang akan kita sampaikan

Setelah audiens berhasil kita kenali, kita beranjak kepada topik-topik materi apa yang memungkinkan kita sampaikan dalam forum tersebut.

3. Pokok Bahasan

Setelah mengidentifikasi tema, kita mempersiapkan pokok-pokok bahasan dari tema yang telah kita dapatkan.

4. Alur dan pengaturan presentasi

Pokok bahasan yang akan kita sampaikan kita atur dalam alur yang runtut dan logis.  Usahakan jangan terlalu banyak flash back karena akan membingungkan audiens.

5. Persiapan mental

B.     Mengawali Presentasi

Sangat penting bagi presenter untuk memberikan kesan menarik untuk mengawali sebuah presentasi.

1. Penampilan

Pepatah mengatakan “firs impression lasting forever”.  Penampilan fisik adalah kesan pertama yang didapatkan audiens.  Kita tidak harus selalu tampil dalam setelan formal.  Situasilah yang nanti menentukan penampilan kita harus seperti apa.  Agak terasa naif apabila kita mengenakan setelan jas lengkap dalam acara-acara out bond, misalnya.

2. Ice Breaking

Ice breaking ini adalah sarana untuk mencairkan kebekuan forum.  Ice breaking dapat berupa joke-joke atau cerita-cerita lucu, permainan energizer, atau bahkan sekedar perkenalan biasa.

C.    Penyampaian

1. Senyum

Usahakan agar wajah kita selalu nampak segar dan dipenuhi dengan senyum.

2. Jelaskan

Berikan penjelasan sesuai dengan kebutuhan dan harapan peserta.  Tidak usah berbelit-belit, dan tidak perlu menjelaskan apa yang kita sendiri tidak tahu.

3. Gunakan alat peraga

Alat peraga akan membantu audiens dalam menangkap materi yang disampaikan.  Selain itu, bagi fasilitator sendiri, alat peraga akan membuat materi yang kita sampaikan menjadi lebih sistematis.

4. Vokalisasi

  • Perhatikan kecepatan berbicara jangan terlalu cepat atau terlalu lambat.  Pembicaraan yang terlalu cepat akan membingungkan audiens.  Di sisi yang lain pembicaraan yang terlalu lambat akan membuat suasana menjadi membosankan.  Kecepatan bicara kita seyogyanya sedikit lebih lambat dari apabila kita bercakap-cakap dalam situasi normal.
  • Volume suara disesuaikan dengan kondisi.  Semua peserta mampu menangkap dengan jelas, namun tidak ada yang merasa “diteriaki”.
  • Pemenggalan kalimat dilakukan secara tepat agar tidak kesalahan interpretasi atas pembicaraan kita.
  • Intonasi perlu kita jaga agar audiens tidak merasa bosan.

5. Sejauh mungkin berbicara dengan bahasa audiens

Tidak perlu menggunakan kata-kata asing hanya agar tampak keren, namun pendengar tidak paham dengan apa yang kita sampaikan.  Akan sangat baik apabila kadang kita menggunakan jargon-jargon yang populer di kalangan audiens kita.

6. Buat kontak mata

Pandang audiens ketika berbicara, dan buatlah kontak mata dengan berani (tapi tidak nantang lho)

D.    Memahami harapan audiens dengan umpan balik dan partisipasi

  1. Gali (rangsang) keikutsertaan audiens
  2. perhatikan bahasa tubuh audiens (metaverbal maupun non verbal)

Lihat apakah mereka antusias, bosan, tidak sabar, tidak percaya dan lain sebagainya.

E.     Humor

Seorang Trainer (presenter) adalah sekaligus seorang penyampai informasi dan seorang entertainer.  Lagi pula, sisipan humor-humor akan membuat suasana menjadi lebih segar, dan membantu mempertahankan stamina audiens untuk tetap memperhatikan apa yang kita bicarakan.  Namun demikian humor juga jangan terlalu berlebihan sehingga menelan materi yang mestinya kita sampaikan.  Akan sangat bermanfaat apabila humor yang kita lontarkan mempunyai kaitan dengan pokok bahasan kita.

Humor dapat berupa humor-humor yang bersifat situasional, dapat juga berupa joke-joke atau cerita-cerita yang sudah kita persiapkan sebelumnya.

PENGGUNAAN ALAT-ALAT PERAGA

 Penggunaan alat peraga akan membantu penyaji:

  1. Menyajikan ide dengan lebih jelas
  2. Memperlihatkan informasi secara sistematis
  3. Menghemat waktu
  4. Meningkatkan citra dan kepercayaan diri.
  5. Membangun suasana lebih nyaman dan merangsang keterlibatan peserta.

 Alat peraga akan membantu audiens:

  1. Menyerap ide lebih baik
  2. Menata hasil tanggapan
  3. Menghindari kesalahpahaman

 Berbagai alat bantu yang bisa digunakan:

  1. Papan tulis
  2. Flip chart
  3. Overhead Proyektor
  4. Slide proyektor dan film strip
  5. Film proyektor
  6. Tape recorder
  7. Video tape
  8. Alat simulasi komputer
  9. Booklet dan buku panduan

 Persiapan dalam menggunakan alat peraga:

  1. Sesuaikan dengan bahan
  2. Tepat guna dan sederhana
  3. Dapat dilihat oleh semua peserta
  4. Membantu presentasi
  5. Mudah dioperasikan
  6. Mudah dipindah

 Menggunakan alat peraga

  1. Harus betul-betul terbiasa dengan alat tersebut, pastikan dapat mengoperasikannya.
  2. Letakkan pada tempat sedemikian rupa agar dapat dilihat semua orang.
  3. Pastikan alat tersebut berfungsi dengan baik
  4. Jangan biarkan alat bantu tersebut mendominasi atau mengganggu karo presentasi.
  5. Bila memungkinkan, pergunakan alat bantu secara bervariasi.
  6. Sajikan dan gunakan pada momen yang tepat
  7. Sisihkan/matikan alat bantu tersebut bila tidak sedang digunakan
  8. Berbicara menghadapi peserta, bukan membelakangi.

Oleh: TIM TFT UNS